Antecedentes
La administración de los recursos financieros de la Universidad de Costa Rica se remonta a 1941, cuando esta función se realizaba por medio de un área denominada “Contaduría”, la cual estaba a cargo de un Contador.
En el año 1957, el Consejo Universitario aprobó en la sesión 880 del 13 de mayo la propuesta presentada por el Rector Rodrigo Facio, mediante la cual se definieron las funciones del Departamento de Contaduría y se subdividió en dos áreas: una Dirección Administrativa y una Dirección Técnica, ambas con dependencia directa del Rector.
El Director Administrativo fungía como jefe del Departamento y tenía las siguientes funciones:
- Coordinar la Comisión de Presupuesto.
- Llevar el Libro de Actas.
- Presentar informes al Consejo Universitario.
- Preparar el presupuesto ordinario y extraordinarios.
- Preparar las modificaciones presupuestarias.
- Llevar el control de las ausencias del personal docente y administrativo.
- Tramitar solicitudes de materiales y servicios.
- Llevar el control de gastos.
- Tramitar licitaciones públicas y privadas.
- Vigilar inventarios periódicos y sentar responsabilidades por pérdidas.
- Tramitar pedidos al exterior.
El Director Técnico fungía como Subdirector y Jefe de Contabilidad, con las siguientes funciones:
- Dirigir el sistema de contabilidad acumulativa y presupuestaria.
- Dirigir el registro y análisis de las operaciones financieras.
- Dirigir el sistema de control interno.
- Formular observaciones a los presupuestos y sus modificaciones.
- Realizar la liquidación presupuestaria.
- Presentar informes financieros.
- Recomendar inversiones transitorias.
- Firmar cheques.
- Llevar el Libro Diario y Mayor de la Universidad.
En 1959 el Departamento pasó a denominarse Departamento de Administración Financiera y en 1963 se reorganizó creando un director único y dos secciones: Contabilidad y Tesorería, y Presupuesto y Proveeduría.
III Congreso Universitario
Como resultado de este Congreso se establece el Estatuto Orgánico y en él se eliminan los departamentos creándose en su lugar las Oficinas Coadyuvantes. Sobre el particular el Capítulo IV denominado “Oficinas Coadyuvantes”, con el artículo No.186 encarga a la Oficina de Administración Financiera de tramitar todo lo relacionado con los ingresos y egresos de los dineros de la Universidad y ejecutar y tramitar el presupuesto de conformidad con las normas señalas por la Contraloría. De esta manera el Consejo Universitario en su sesión No.2095-03 del 9 de diciembre de 1974, aprueba el cambio de nombre por “Oficina de Administración Financiera” En el año 1976 se centralizó el control del presupuesto y los activos fijos de la universidad. En 1981 se aprobó un reglamento interno para el servicio y organización de las cajas recaudadora y pagadora.
Actualidad
El 4 de octubre de 1988, el Consejo Universitario aprobó el Reglamento actual de la Oficina de Administración Financiera, estableciendo su estructura organizacional.
Esta estructura comprende la Dirección, integrada por el Director, el Subdirector, la Unidad de Control Interno y la Unidad de Servicios Administrativos. Asimismo, se definen las siguientes secciones:
- Sección de Contabilidad, integrada por las Unidades de Contabilidad, Activos Fijos y Conciliaciones.
- Sección de Control y Ejecución del Presupuesto, apoyada por las Unidades de Control de Presupuesto y Fondos Restringidos.
- Sección de Tesorería, conformada por las Unidades de Cajas, Control de Ingresos, Control de Pagos y Cobros Estudiantiles.
Requerimientos
La Oficina ha experimentado cambios organizacionales que aún no han sido incorporados formalmente al reglamento vigente.
Entre estos cambios se encuentra la creación en 1999 del área de Apoyo Informático, la cual posteriormente se consolidó como la Unidad de Tecnologías de la Información (UTI OAF), encargada del mantenimiento de los sistemas financieros y de la integración con otros sistemas institucionales.
Asimismo, se han producido ajustes en unidades como Control Interno, Conciliaciones y Archivo Contable-Presupuestario, los cuales requieren formalización dentro de la estructura organizacional.
La entrada en operación del Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF III) en 2008 marcó una nueva etapa de integración tecnológica, permitiendo una mayor interconexión con sistemas universitarios como Recursos Humanos, SAE, Becas, E-Matrícula, Expediente Único, entre otros.
